Secretaresse - NHA

Als secretaresse werk je nauw samen met de manager in het bedrijfsleven of bij een overheidsorganisatie. Maar… wat doet een secretaresse precies? Het vak omvat meer dan alleen de telefoon opnemen, afspraken maken en andere triviale activiteiten.

Je zorgt er ook voor dat de verantwoordelijke zijn of haar werk zo goed mogelijk kan doen: de afdeling leiden, projecten begeleiden en belangrijke beslissingen nemen.

Prioriteiten stellen
Wat betekent dat in de praktijk? Bij binnenkomende telefoontjes en e-mails beoordeel je wat spoed heeft en wat kan wachten. Wanneer een journalist belt, weet je wat je wilt, kunt en mag zeggen. En je weet wanneer je iemand doorverwijst naar een bepaalde afdeling.

Met de opleiding Secretaresse ben je voorbereid op een toekomst als snelle en accurate duizendpoot. Met je opleiding vergroot je je kansen op een interessante job. En na die job groei je door naar je volgende functie. Directiesecretaresse? Wie weet.

Notuleren van belangrijke meetings
In je opleiding behandel je verschillende onderwerpen, bijvoorbeeld secretariaatsvaardigheden, de structuur van een organisatie en bedrijfstermen.

Notuleren is ook een van de belangrijke taken van een secretaresse. In een vergadering bespreken de collega’s verschillende zaken. Veel onderwerpen, standpunten en besluiten passeren de revue. Wat zet je wel en niet in de notulen? Je komt erachter in deze secretaresseopleiding.

Helder en correct schrijven
Hoe schrijf je:

• in correct Nederlands?
• krachtige e-mails en brieven?
• over een ingewikkeld onderwerp?

Je taalvaardigheid in het Nederlands oefen je tijdens deze cursus.

In je werk ontmoet je verschillende soorten mensen. Basiskennis van psychologie is onontbeerlijk. Daarom krijg je in de opleiding Secretaresse tal van psychologische tips.

Als eerste iets horen
Belangrijke informatie weet je vaak als eerste. Maar in bepaalde situaties is de informatie nog geheim. Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie? Ook dat leer je in de opleiding.

Solliciteren
Na je opleiding, het examen en het attest kun je meteen solliciteren naar functies als secretaresse, secretarieel medewerker en secretariaatsmedewerker.

Start je loopbaan
Start nu je loopbaan als secretaresse en solliciteer naar een uitdagende baan.

De opleiding Secretaresse behandelt onder andere:

Omgangsvormen
Wie professioneel en zelfzeker overkomt, kent goede omgangsvormen. Dit gedrag kent een basis uit jouw opvoeding, maar heb je zelf ook opgebouwd door het vormen van eigen waarden. Je volgt de gedragregels op de werkvloer, kent de etiquette, hebt goede gespreksvaardigheden en weet welk gedrag vereist is in specifieke situaties.

PR & Voorlichting
Als secretaresse heb je ook weleens te maken met het geven van voorlichting aan de bezoekers. Daarom ontvang je ook een aantal lessen PR & voorlichting die de basiskennis behandelen.

Kantoorpraktijk
In een bedrijf heb je specifieke kantoortaken. Zo is het nodig dat je een digitale agenda kunt beheren, vergaderingen kunt boeken en de post kunt hanteren. De technologie gaat steeds vooruit! In de lessen kantoorpraktijk maak je kennis met de diverse soorten kantoorapparatuur die je kunt aantreffen en met het klasseren van verschillende documenten.

Praktische psychologie
In de module praktische psychologie leer je een aantal positieve attitudes aan zoals stiptheid, orde, flexibiliteit. Dit versterkt het samenwerken en maakt dat collega's op jou kunnen rekenen. Jouw persoonlijke uitstraling zorgt voor jouw imago. Zo let je op jouw kleding, jouw hygiëne en lichaamstaal.

Onthaaltechnieken
Het onthaal verzekeren betekent meer dan enkel klanten of bezoekers ontvangen. Op dat moment vorm je een belangrijke schakel tussen het management, de andere afdelingen en het externe contact. Hiervoor heb je zowel sociale als technische vaardigheden nodig. In de module onthaaltechnieken spreken we vaak over een 'onthaalmedewerker'. Onthaaltechnieken zijn echter voor meerdere functies bruikbaar: telefonisten, receptionisten, kantoormedewerkers en secretaressen. Welke job je ook uitoefent, jouw houding en gedrag zijn mee bepalend voor het professioneel imago van jouw werkgever naar de buitenwereld toe.

Nederlandse correspondentie
Om op de juiste manier een aantekening te maken of een brief op te stellen bieden we ook Nederlandse correspondentie aan. Het kan voorkomen dat je vergaderingen moet bijwonen en voor jezelf of anderen daar een verslag van maakt, om de beslissingen, die voor jouw werkzaamheden van belang zijn, goed te kunnen uitvoeren. Er wordt in deze module daarom ook ingegaan op het notuleren van vergaderingen.

Secretariaatsvaardigheden
Secretariaatsvaardigheden leer je door de theorie te toetsen aan de praktijk. Daarvoor heb je in elke les van deze module praktijkgerichte opdrachten zodat je de dagelijkse werkzaamheden in een secretariaat kunt aanvoelen. Een secretariaat moet efficiënt beheerd worden: het is noodzakelijk dat je de juiste taken op het juiste moment uitvoert. Je werkt efficiënt wanneer je, binnen een bepaalde tijd en met zo weinig mogelijk hindernissen, het maximum aan taken kunt verrichten. Je gaat echter ook effectief aan de slag. Dat komt dan weer neer op de juiste taken op het juiste moment aanpakken. Je stelt prioriteiten en neemt op tijd beslissingen. Je leert onder andere werken met een digitale agenda.

Bedrijfsoriëntatie
In deze opleiding Secretaresse komen allerlei aspecten op het gebied van bedrijfscultuur, bedrijfseconomie, bedrijfskunde, bedrijfsoriëntatie en bedrijfsorganisatie aan de orde. Bedrijfskunde is een heel breed terrein. De module bedrijfsoriëntatie dient als oriëntatie op dit vakgebied. Over elk belangrijk deelgebied wordt iets verteld, zodat je een indruk krijgt van al wat zich in en rond een bedrijf (of organisatie) afspeelt.