Contractonderhandeling is het proces van het bereiken van overeenstemming over een reeks juridisch bindende voorwaarden (hier richten we ons op onderhandeling tussen twee bedrijven). Wanneer twee bedrijven onderhandelen, proberen beide partijen gunstige voorwaarden te verkrijgen en financiële, juridische en operationele risico's te minimaliseren.

Bij het onderhandelen over contracten met leveranciers kan uw bedrijf bijvoorbeeld aandringen op de mogelijkheid om maandelijks te betalen in plaats van jaarlijks (of vice versa). Bij betalingen is er, net als bij veel andere kwesties, niet per se een ‘juiste’ optie, maar wel een optie die het meest logisch is voor uw bedrijf. De reden dat we zakelijke contracten onderhandelen, is om ervoor te zorgen dat onze overeenkomsten onze bedrijven klaarstomen voor succes op de lange termijn.

De langdurige uitdagingen van contractonderhandelingen
Contractonderhandeling is vaak het belangrijkste onderdeel van de contractlevenscyclus. Vertragingen bij het genereren of uitvoeren van contracten kunnen bijvoorbeeld een bedrijf vertragen, maar het is onwaarschijnlijk dat ze een wezenlijke impact hebben op de bedrijfsresultaten. Een slecht gevoerde onderhandeling kan een bedrijf daarentegen jarenlang opzadelen met zware wettelijke verplichtingen.

Bij routinematige onderhandelingen - bijvoorbeeld een onderhandeling over een softwarelicentie - richten de discussies zich op zaken als het toepasselijke recht, de omgang met klantgegevens, informatiebeveiliging en prijs. Bedrijf A zou tegen bedrijf B kunnen zeggen: "We zijn bereid om tegen deze prijs te kopen als u de standaardverplichtingen van ons bedrijf met betrekking tot de uptime van het systeem meetelt, maar u moet de prijs verlagen als u de taal van uw bedrijf wilt gebruiken."

Dat heen en weer kan in realtime gebeuren (in een telefoongesprek of een persoonlijke ontmoeting) of via e-mail, maar e-mail komt vaker voor en de dynamiek is in beide gevallen hetzelfde. Beide partijen bieden concessies en voegen daarbij contractclausules - de bouwstenen van contracten - in, verwijderen of wijzigen totdat de twee partijen tot overeenstemming kunnen komen.

Hoewel er zeker best practices zijn voor het onderhandelen over een contract, maakt de enorme hoeveelheid coördinatie die nodig is tijdens contractonderhandelingen het proces tot een logistieke uitdaging voor alle teams. Stel je voor dat je contractfeedback van een aantal interne belanghebbenden (denk aan Finance of Operations) en tegenpartijen over meerdere e-mailthreads moet verzoenen. Stel je bovendien voor dat je dit voor veel verschillende contracten tegelijk doet.